『どうしたら文章ってうまくなる？１２８』
『どうしたら文章ってうまくなる？１３０』
『どうしたら文章ってうまくなる？１３１』
『どうしたら文章ってうまくなる？１３２』
に続いて、メールシリーズです。
前回は「メールを書く前に前回のメールを思い出す」ことの大切さをお伝えしました。
今回は、「相手に情報を伝える時の注意点」について。
メールを書くのは用件があるわけですから、その用件が相手に伝わらなければ意味がありません。
メールの文章をわかりやすく書くことも大切ですが、相手に何かの情報を伝える時は、その情報も正しくないとメールの内容が無意味になってしまいます。
例えば、
・メールアドレス、ＵＰＬ、添付ファイル名などは正確に調べて伝える
・ホウレンソウ（報告、連絡、相談）は具体的に書く
・もし正確な情報ではない時には、「正確な情報ではありません」と書いておく
など他にもあるかと思いますが、メールを使って相手に情報を伝える時には、
「○○じゃないかと思います」
だけではなく、もうひと手間かけて具体的で正しい情報を書くようにしましょう。
面倒なようですが、結局その方が誤解や行き違いがなくなって、余計なメールの往復を減らすことができて自分のためにも相手のためにもなります。
正しい情報をきちんと調べることは、自分のためにも損にはなりませんもんね。
これも意識していただきたいと思います。
